Genehmigungsworkflow in Ventoo Case Management

Aktivitäten können einen Genehmigungsschritt durchlaufen, bevor sie abgerechnet werden. Das ist besonders für externe Leistungen relevant (z. B. externe Berater, deren Stunden vor der Auszahlung per Einkaufsrechnung freigegeben werden müssen). Gesteuert wird der Workflow über die Rolle des ausführenden Beteiligten.

Aktivitätsstatus

Status	Bedeutung
Draft	Entwurf, noch nicht eingereicht.
Submitted	Eingereicht, wartet auf Genehmigung.
Approved	Genehmigt, bereit zur Abrechnung.
Invoiced	Fakturiert.
Cancelled	Storniert.

Rollenbasierte Steuerung

Am Rollendatensatz (siehe Rollen und Beteiligtentypen) legen Sie fest, wie Aktivitäten von Beteiligten dieser Rolle behandelt werden:

Feld	Wirkung
Submission Required	Aktivitäten müssen eingereicht werden, bevor sie genehmigt/abgerechnet werden können.
Auto Submit	Aktivitäten werden automatisch eingereicht (Status Submitted).
Auto Approve	Aktivitäten werden automatisch genehmigt (Status Approved).
Approved By Role	Rolle, die zur Genehmigung dieser Aktivitäten berechtigt ist.

So bilden Sie unterschiedliche Fälle ab: interne Mitarbeiter, deren Arbeit ohne Freigabe abgerechnet wird (Auto Approve), gegenüber externen Beratern, die einreichen müssen und deren Stunden ein Verantwortlicher genehmigt.

Ablauf

Ein Beteiligter erfasst eine Aktivität. Je nach Rolle bleibt sie Entwurf oder wird automatisch Eingereicht.
Erfordert die Rolle eine Genehmigung, erscheint die eingereichte Aktivität beim zuständigen Genehmiger (Rolle „Approved By Role“) – u. a. als Stapel im Rollencenter.
Der Genehmiger setzt den Status auf Genehmigt (bzw. lehnt ab / setzt zurück).
Nur genehmigte Aktivitäten fliessen in die Abrechnung.

Auf der Fallkarte stehen dafür Submit- und Approve-Aktionen bereit. Beim Genehmigen werden Zeitpunkt und Genehmiger festgehalten; nachträgliche Änderungen an genehmigten Aktivitäten werden gezählt (Post-Approval Changes).

Prozess-Gate

Zusätzlich kann ein Prozessschritt das Weiterschalten sperren, bis alle Aktivitäten eines Falls genehmigt sind – über das Feld Genehmigung aller Aktivitäten erforderlich am Schritt (siehe Prozesse). Auch die Abrechnungs-Engine besitzt ein Freigabe-Gate: Aktivitäten, die eine Genehmigung erfordern, aber nicht genehmigt sind, werden nicht fakturiert.