Personen und Organisationen werden in Ventoo Case Management als Beteiligte geführt und über Beziehungen in einer Rolle mit Fällen und Mandaten verknüpft. Darüber laufen auch Sichtbarkeit und Abrechnung.
Beteiligte (Parties)
Ein Beteiligter (Party) ist ein stabiler Verweis auf einen BC-Stammsatz. Der Beteiligtentyp bestimmt, welcher Stammsatz referenziert wird:
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Beteiligtentyp |
BC-Stammsatz |
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Customer |
Debitor |
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Contact |
Kontakt |
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Employee |
Mitarbeiter |
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Vendor |
Kreditor |
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Resource |
Ressource |
Wichtige Felder: Anzeigename, Vor-/Nachname, E-Mail, Telefon, Kürzel und Gesperrt. Anzeigename und Kontaktdaten werden aus dem Stammsatz zwischengespeichert und beim Anlegen/Ändern aktualisiert. Verwaltung über die Beteiligtenliste (Party List) mit Ansichten wie Aktiv, Alle, Gesperrt, Dienstleister, Debitoren, Kontakte.
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Debitor/Kontakt hinzufügen – Aktionen auf der Beteiligtenliste legen Beteiligte direkt aus Debitoren bzw. Kontakten an.
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Sperren/Entsperren – Ein gesperrter Debitor sperrt kaskadierend den zugehörigen Kontakt und umgekehrt; gesperrte Beteiligte werden aus Planung, Faktenboxen und Auswahllisten gefiltert.
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Geschäftsbeziehungs-Synchronisation – Kontakte mit der konfigurierten Geschäftsbeziehung (
CASEMGT) werden mit der Beteiligtenliste synchron gehalten.
Beziehungen (Relationships)
Eine Beziehung (Relationship) verbindet einen Beteiligten in einer Rolle mit einem Fall oder Mandat. Mindestens Fall- oder Mandatsnummer muss gesetzt sein.
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Feld |
Beschreibung |
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Party Id / Party Display Name |
Der Beteiligte. |
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Role Id / Role Code / Role Description |
Die Rolle in dieser Verknüpfung. |
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Engagement No. / Case No. / Scope No. |
Zugeordneter Kontext. |
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Billable |
Kennzeichnet die Beziehung als abrechenbar. |
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Bill-to Customer No. / Name |
Rech. an Debitor (aus dem Beteiligten aufgelöst). |
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Billing Percentage |
Anteil, mit dem dieser Debitor abgerechnet wird. |
Abrechenbarkeit und primärer Debitor
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Beim Setzen von Abrechenbar wird der Rech.-an-Debitor automatisch aus dem Beteiligten aufgelöst (Debitor direkt, Kontakt über die Geschäftsbeziehung).
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Der Abrechnungsprozentsatz ist nur bei abrechenbaren Beziehungen setzbar und muss > 0 sein. Die Summe je Fall darf 100 % nicht überschreiten; die Abrechnungs-Engine prüft dies bei aktivem Abrechnungs-% 100% erzwingen.
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Der primäre Debitor (Primary Customer) an Fall, Mandat und Leistungsumfang wird automatisch aus der ersten abrechenbaren Beziehung abgeleitet und ist schreibgeschützt.
Hierarchische Vererbung
Beziehungen erben ihren Kontext: Beim Anlegen/Ändern werden Leistungsumfang- und Mandatsnummer aus den übergeordneten Entitäten übernommen. So genügt es oft, einen Beteiligten auf Mandatsebene zu führen.
Beteiligten-Zusammenfassungen
Fälle, Mandate und Leistungsumfänge führen berechnete Zusammenfassungstexte und Zähler: Service Providers (Dienstleister), Customers (Debitoren), Contacts (Kontakte) sowie die zugehörigen Anzahlen. Sie erscheinen auf den Listenseiten und in Faktenboxen und dienen dem schnellen Filtern. Rollen-Kürzel (Shortcut) und das Flag In Planungslisten ausblenden steuern, welche Rollen in diesen Spalten auftauchen. Nach Änderungen aktualisiert die Setup-Aktion Beteiligten-Zusammenfassungen neu aufbauen alle Texte.