Die Abrechnungs-Engine erzeugt aus genehmigten Aktivitäten Verkaufs- und Einkaufsrechnungen. Beim Buchen entstehen Fallposten als finanzieller Prüfpfad je Fall. Welche Abrechnungsart gilt, bestimmt das aufgelöste Abrechnungsprofil (siehe Abrechnungsprofile).
Abrechnung ausführen
Es gibt drei Einstiegspunkte (Fähigkeit Abrechnung ausführen bzw. Finanzen-Berechtigung erforderlich):
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Einstieg |
Wirkung |
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Abrechnung ausführen (Fallkarte / Fall-Abrechnung) |
Rechnet einen einzelnen Fall ab. |
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Abrechnungsstapel ausführen (Setup / Bericht) |
Rechnet alle fälligen Fälle im Stapel ab (auch als Aufgabenwarteschlange planbar). |
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Abrechnung für Debitor ausführen |
Rechnet alle Fälle eines Debitors ab. |
Ablauf der Engine:
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Abrechenbare Aktivitäten sammeln – genehmigte, noch nicht fakturierte Aktivitäten (Verzicht/„Waived“ ausgenommen).
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Abrechnungsbedingung prüfen – je nach Abrechnungsart und Intervall (sofort, Intervall, Mindestbetrag, Meilenstein erreicht usw.).
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Prozentprüfung – falls Abrechnungs-% 100% erzwingen aktiv, wird bei über 100 % blockiert (unter 100 % ist zulässig, der Rest bleibt nicht abgerechnet).
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Zeilen gruppieren – gemäss Rechnungskonsolidierung: Pro Fall, Pro Mandat oder Pro Debitor.
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Verkaufsrechnung erstellen – Entwurf mit Kopf (Debitor, Buchungsdatum, Dimensionen) und Zeilen je Aktivität/Artikel.
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Einkaufsrechnung erstellen – für externe Leistungen (Invoice Type Purchase / Sales & Purchase) an den Kreditor-Beteiligten.
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Aktivitätsstatus auf Fakturiert setzen und Belegnummer hinterlegen.
Die erzeugten Rechnungen sind Entwürfe – die eigentliche Buchung erfolgt über den BC-Standard. Eine Buchungsvorschau (Posting Preview) ist möglich.
Abrechnungsmonitore und Bereitschaft
Zwei Listenseiten zeigen den Abrechnungsstatus:
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Aktivitäten-Abrechnungsmonitor – je Aktivität mit dem berechneten Feld Abrechnungsbereitschaft (z. B. „Not Approved“, „Billing Waived“, „No Billed Duration“, „Already Billed“).
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Fall-Abrechnungsmonitor – je Fall mit der Fall-Abrechnungsbereitschaft (z. B. „No Primary Customer“, „No Billing Profile“, „Not Due Yet“, „Fully Billed“, „Below Minimum Amount“).
Die vollständigen Werte finden Sie unter Aufzählungen in Ventoo Case Management.
Fallposten (Case Ledger Entries)
Beim Buchen einer Rechnung, die von der Engine erzeugt wurde, entstehen automatisch Fallposten (und Detail-Fallposten) je Zeile. Sie bilden den finanziellen Prüfpfad je Fall.
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Feld (Auszug) |
Bedeutung |
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Case No. / Engagement No. / Scope No. |
Kontext-Momentaufnahme zum Buchungszeitpunkt. |
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Posting Date, Document Type, Document No. |
Buchungsdatum, Belegart (Rechnung/Gutschrift/Kostenabgrenzung), Beleg. |
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Account No. / Item No. / Quantity |
Konto (Debitor/Kreditor/Ressource), Artikel, Menge. |
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Amount / Amount (LCY) |
Betrag (Verkauf +, Einkauf −, Kosten −). |
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Source Type |
Quelle: Sale, Purchase oder Cost. |
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Adjustment Type / Reversed Entry No. |
Korrekturart (None/Reversal/Reassignment) und Bezug. |
Einsicht über die Aktion Fallposten auf der Fall-/Mandatskarte. Fallposten sind ein reines Analyse-/Management-Ledger und schreibgeschützt.
Gutschriften und Stornos
Wird eine gebuchte Rechnung storniert oder eine Gutschrift erzeugt, entstehen negative Fallposten, die zugehörigen Abrechnungszeilen werden bereinigt und die betroffenen Aktivitäten auf Genehmigt zurückgesetzt – sodass sie erneut abgerechnet werden können. Fallposten erscheinen auch im Navigate-Drilldown gebuchter Belege.
Interne Kosten und Marge
Ist Interne Kostenposten buchen aktiv, bucht die App für Ressourcenarbeit einen kostenseitigen Fallposten (Source Type „Cost“), sobald die Aktivität fakturiert wird: Kosten = tatsächliche Dauer × Ressourcen-Einstandspreis, ein Posten je Aktivität. Damit wird die Marge je Fall nachvollziehbar (Marge = Summe aller Beträge: Verkauf + / Einkauf − / Kosten −).
Zwei Wege:
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Automatisch – beim Übergang der Aktivität auf „Invoiced“; bei Rücksetzung auf „Approved“ wird die Buchung storniert.
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Manuell – über die Aktionen Kosten buchen / Kosten stornieren (Aktivitätskarte) und Interne Kosten buchen (Fall-Stapel) für nicht fakturierte Arbeit (verzichtet, Festpreis, Meilenstein).
Mitarbeiterkosten laufen optional über die am Mitarbeiter verknüpfte Ressource (Mitarbeiterkosten über verknüpfte Ressource). Eine Netto-Mengen-Regel verhindert Doppelzählungen zwischen beiden Wegen. Marge und interne Kosten erscheinen auf den Abrechnungs- und Statistik-Faktenboxen von Fall, Mandat und Leistungsumfang.
Kontext-Neuzuordnung von Fallposten
Ändert sich das Mandat oder der Leistungsumfang eines Falls, sind bereits gebuchte Fallposten „eingefroren“. Über Posten neu zuordnen (bzw. die Bestätigung bei der Kontextänderung, Fähigkeit Kontext verwalten) werden stale Posten sauber neu zugeordnet: je Posten ein Storno (negiert, alter Kontext) und eine Neuzuordnung (Originalvorzeichen, neuer Kontext), inklusive Detail-Fallposten. Der ursprüngliche Posten bleibt unverändert, der alte Kontext nettet sich auf null, der neue erhält den Betrag – mit vollständigem Prüfpfad.