Ventoo Document Merger integriert sich in die E-Mail-Funktionalität von Business Central und bietet Kontrolle darüber, wie zusammengeführte Dokumente versendet werden. Sie können wählen, ob alle Dokumente in einer einzigen PDF kombiniert oder bestimmte Dokumente als separate E-Mail-Dateien angehängt werden.
Standard-E-Mail-Verhalten
Wenn Sie einen Beleg per E-Mail versenden (z.B. über die Aktion Per E-Mail senden auf einer Verkaufsrechnung), führt Ventoo Document Merger automatisch folgende Schritte aus:
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Der Hauptbericht wird als PDF gerendert.
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Alle enthaltenen Dokumente der Zusammenstellung werden in eine einzige zusammengeführte PDF integriert.
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Die zusammengeführte PDF wird an die E-Mail angehängt.
Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem PDF-Anhang, der den gesamten zusammengeführten Inhalt enthält.
Separat anhängen
Sie können einzelne Dokumente in der Zusammenstellung mit dem Flag Separat anhängen markieren. Wenn dieses Flag gesetzt ist:
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Das Dokument wird aus der zusammengeführten PDF ausgeschlossen.
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Das Dokument wird als separater E-Mail-Anhang hinzugefügt.
Dies ist nützlich, wenn Empfänger bestimmte Dokumente unabhängig verarbeiten müssen, wie z.B.:
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Einen unterzeichneten Vertrag, der separat archiviert werden muss.
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Ein Zertifikat, das an eine andere Abteilung weitergeleitet werden muss.
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Einen Lieferschein, der einzeln gedruckt werden muss.
Funktionsweise
Beim Erstellen der E-Mail führt Ventoo Document Merger folgende Schritte aus:
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Es wird erkannt, ob Dokumente in der Zusammenstellung Separat anhängen = Ja haben.
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Der Hauptbericht wird nur mit den Dokumenten zusammengeführt, die nicht als Separat anhängen markiert sind.
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Für jedes Dokument mit Separat anhängen wird ein einzelner E-Mail-Anhang mit dem Originaldateinamen hinzugefügt.
Separat anhängen aktivieren
Sie können dies auf zwei Ebenen konfigurieren:
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Regelebene - Setzen Sie Separat anhängen auf einer globalen Regel oder Partnerregel, um es automatisch auf alle passenden Dokumente anzuwenden.
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Belegebene - Schalten Sie Separat anhängen für einzelne Dokumente in der Zusammenstellung eines bestimmten Belegs um.
Eingehende Belege bei E-Mail unterdrücken
Die Einstellung Eingehende Belege bei VK-Rechnung unterdrücken auf der Seite Allgemeine Einrichtung verhindert, dass Eingehende-Beleg-Anhänge beim E-Mail-Versand von Verkaufsrechnungen einbezogen werden.
Dies ist nützlich, wenn eingehende Belege interne Informationen enthalten (wie Lieferantenrechnungen oder interne Vermerke), die nicht an Kunden weitergegeben werden sollten.
Hinweis: Diese Einstellung betrifft nur den E-Mail-Versand von Verkaufsrechnungen. Sie hat keine Auswirkungen auf Druck, Vorschau oder andere Belegarten.