Die Dokumentenzusammenstellung ist eine Liste aller Dokumente, die bei Druck oder E-Mail-Versand eines Business Central-Belegs in die finale PDF zusammengeführt werden. Sie wird als Infobox auf den unterstützten Belegseiten angezeigt.
Wo die Zusammenstellung zu finden ist
Die Infobox Dokumentzusammenführung erscheint auf folgenden Seiten, wenn Ventoo Document Merger für die entsprechende Belegart aktiviert ist:
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Bereich |
Seiten |
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Verkauf |
Verkaufsangebot, Verkaufsauftrag, Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift, Geb. Verkaufsrechnung |
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Einkauf |
Einkaufsanfrage, Einkaufsbestellung, Einkaufsrechnung, Einkaufsgutschrift, Geb. Einkaufsrechnung |
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Mahnungen |
Registrierte Mahnung, Registrierte Mahnungen |
Wie die Zusammenstellung erstellt wird
Wenn Sie eine Belegseite öffnen, erstellt Ventoo Document Merger automatisch die Zusammenstellung, sofern sie noch nicht existiert. Der Prozess umfasst folgende Schritte:
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Hauptberichtseintrag erstellen (Sequenz 1) - Dies ist immer der Hauptbericht für die Belegart (z.B. Standard VK-Rechnung für Verkaufsrechnungen).
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Partnerregeln prüfen - Wenn der Debitor oder Kreditor spezifische Regeln für diese Belegart hat, werden diese verwendet.
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Auf globale Regeln zurückfallen - Wenn keine Partnerregeln existieren, werden die aktiven globalen Regeln angewendet.
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Passende Dokumente ermitteln - Für jede Regel findet das System Dokumente, die den konfigurierten Mustern, Dateitypen und Referenzen entsprechen.
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Dokumentenlisten-Einträge erstellen - Jedes passende Dokument erhält einen Eintrag in der Zusammenstellung mit der entsprechenden Sequenznummer.
Hinweis: Die Zusammenstellung wird einmal erstellt und dann persistent gespeichert. Sie wird nicht bei jedem Seitenbesuch neu aufgebaut. Um einen Neuaufbau zu erzwingen, verwenden Sie die Aktion Neu aufbauen.
Spalten der Zusammenstellung
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Spalte |
Beschreibung |
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Sequenznr. |
Position in der zusammengeführten PDF. Sequenz 1 ist immer der Hauptbericht. |
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Dokumentname |
Der Name des Dokuments oder der Datei. |
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Dateierweiterung |
Der Dateityp (z.B. pdf, jpg). |
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Eingeschlossen |
Ob das Dokument in die Zusammenführung einbezogen wird. Deaktivieren zum Ausschliessen. |
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Separat anhängen |
Wenn aktiviert, wird dieses Dokument als separater E-Mail-Anhang beigefügt. |
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Quelltyp |
Die Quelle des Dokuments (Dokumentanhang, Eingehender Beleg, BC-Bericht oder Statisches Dokument). |
Aktionen
Dokumente umsortieren
Verwenden Sie Nach oben und Nach unten, um die Position eines Dokuments in der zusammengeführten PDF zu ändern.
Hinweis: Sequenz 1 (der Hauptbericht) kann nicht verschoben werden. Er ist immer das erste Dokument in der Ausgabe.
Dokumente ein- oder ausschliessen
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Wählen Sie ein Dokument und die Aktion Ausschliessen, um es aus der Zusammenführung zu entfernen, ohne es aus der Liste zu löschen.
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Wählen Sie ein ausgeschlossenes Dokument und die Aktion Einschliessen, um es wieder zur Zusammenführung hinzuzufügen.
Ausgeschlossene Dokumente bleiben in der Liste sichtbar (in Grau dargestellt), werden aber nicht in die PDF-Ausgabe einbezogen.
Separat anhängen umschalten
Wählen Sie Separat anhängen umschalten, um ein Dokument zwischen zusammengeführt (Teil der Haupt-PDF) und separat (einzelner E-Mail-Anhang) umzuschalten.
Berichtsfilter konfigurieren
Für Dokumente mit dem Quelltyp BC-Bericht wählen Sie Berichtsfilter konfigurieren, um die Standard-Business Central-Berichtsanforderungsseite zu öffnen. Dort können Sie Filter und Optionen für das Rendering des Berichts festlegen.
Manuelle Anpassungen
Wenn Sie Änderungen an der Zusammenstellung vornehmen (umsortieren, ein-/ausschliessen, Separat anhängen umschalten), wird die Dokumentenliste als Manuell angepasst markiert. Dies verhindert, dass die Funktion Automatischer Neuaufbau Ihre Änderungen überschreibt.
Wichtig: Wenn Sie möchten, dass der automatische Neuaufbau die Zusammenstellung wieder verwaltet, müssen Sie die Aktion Neu aufbauen verwenden, um das Kennzeichen «Manuell angepasst» zurückzusetzen und die Liste aus den Regeln neu zu generieren.
Visuelle Indikatoren
Die Zusammenstellung verwendet folgende visuelle Hinweise:
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Indikator |
Bedeutung |
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Sequenz 1 hervorgehoben |
Hauptbericht - kann nicht bearbeitet oder entfernt werden. |
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Grauer/abgeblendeter Text |
Dokument ist von der Zusammenführung ausgeschlossen. |
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Hervorgehoben/lila |
Dokument ist als «Separat anhängen» markiert. |