Grundkonzepte in Ventoo Document Merger

Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Konzepte, die Sie für die effektive Arbeit mit Ventoo Document Merger verstehen sollten.

Die dreistufige Hierarchie

Ventoo Document Merger verwendet eine dreistufige Hierarchie, um zu bestimmen, welche Dokumente beim Drucken oder Versenden eines Belegs einbezogen werden:

Stufe 1: Globale Regeln

Globale Regeln definieren das Standardverhalten für jede Belegart (z.B. Verkaufsrechnung oder Bestellung). Sie gelten für alle Belege dieses Typs, sofern sie nicht durch eine Partnerregel überschrieben werden.

Beispiel: Sie erstellen eine globale Regel, die alle PDF-Anhänge für jede Verkaufsrechnung einbezieht.

Stufe 2: Partnerregeln

Partnerregeln überschreiben globale Regeln für einen bestimmten Debitor oder Kreditor. Wenn Partnerregeln für eine bestimmte Partner-/Belegartkombination existieren, verwendet das System die Partnerregeln *anstelle der* globalen Regeln.

Beispiel: Ein bestimmter Debitor benötigt Lieferscheine zu seinen Rechnungen, während andere Debitoren dies nicht benötigen.

Wichtig: Wenn Partnerregeln vorhanden sind, ersetzen diese vollständig die globalen Regeln für diesen Partner und Belegtyp. Das System führt globale und Partnerregeln nicht zusammen.

Stufe 3: Dokumentenliste

Die Dokumentenliste ist die finale Zusammenstellung für einen einzelnen Beleg. Sie wird automatisch basierend auf den geltenden Regeln (global oder Partner) erstellt, wenn Sie eine Belegseite zum ersten Mal öffnen. Sie können die Liste prüfen, umsortieren und anpassen.

Änderungen an der Dokumentenliste werden beibehalten. Wenn Sie die Liste manuell anpassen, markiert das System sie als «Manuell angepasst» und überschreibt Ihre Änderungen beim automatischen Neuaufbau nicht.

![Diagramm der dreistufigen Hierarchie](media/three-level-hierarchy.png)

Quelltypen

Jede Regel definiert einen Quelltyp, der bestimmt, wo nach einzubeziehenden Dokumenten gesucht wird. Ventoo Document Merger unterstützt vier Quelltypen:

Quelltyp	Beschreibung	Beispiel
Dokumentanhang	Dateien, die direkt an den Business Central-Beleg über die Standard-Anhangfunktion angehängt sind.	Ein signierter Vertrag als PDF an einem Verkaufsauftrag.
Eingehender Beleg	Dateien, die über die Business Central-Funktion Eingehende Belege mit dem Beleg verknüpft sind.	Eine gescannte Einkaufsrechnung als eingehender Beleg.
BC-Bericht	Ein Business Central-Bericht, der als PDF gerendert wird, entweder direkt oder über eine Berichtsreferenz zu verknüpften Datensätzen.	Ein Lieferschein-Bericht zu einer Rechnung.
Statisches Dokument	Ein vorab hochgeladenes Dokument mit optionaler datumsbasierter Gültigkeit.	Allgemeine Geschäftsbedingungen, Marketingmaterialien.

Musterabgleich

Regeln für die Quelltypen Dokumentanhang und Eingehender Beleg können Musterabgleich verwenden, um Dateien zu filtern:

Dateinamensmuster - Verwenden Sie `*` (beliebige Zeichen) als Platzhalter.
Beispiel: “Vertrag*” findet alle Dateien, die mit “Vertrag” beginnen.

Ausschluss-Dateinamensmuster - Kommagetrennte Muster zum Ausschliessen bestimmter Dateien.
Beispiel: “Entwurf*,Temp*” schliesst Dateien aus, die mit “Entwurf” oder “Temp” beginnen.

Dateityp-Filter - Filtert nach Dateierweiterung.
Beispiel: “pdf” schliesst nur PDF-Dateien ein.

Sequenznummerierung

Jedes Dokument in der Zusammenstellung hat eine Sequenznummer, die seine Position in der zusammengeführten PDF bestimmt:

Sequenz 1 ist immer der Hauptbericht (z.B. die Verkaufsrechnung) und kann nicht geändert oder gelöscht werden.

Sequenz 2 und höher sind zusätzliche Dokumente, die durch Regeln oder manuell hinzugefügt wurden.

Sie können Dokumente mit den Aktionen Nach oben und Nach unten umsortieren.

Separat anhängen

Standardmässig werden alle enthaltenen Dokumente in eine einzige PDF zusammengeführt. Sie können einzelne Dokumente jedoch mit dem Flag Separat anhängen markieren. Beim E-Mail-Versand werden diese Dokumente als separate E-Mail-Anhänge beigefügt, anstatt in die Haupt-PDF eingebunden zu werden.

Dies ist nützlich, wenn Empfänger bestimmte Dokumente unabhängig verarbeiten müssen, z.B. ein Zertifikat oder einen unterzeichneten Vertrag oder eine QR-Rechnung.