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Grundkonzepte von Ventoo Case Management

Ventoo Case Management ist ein generisches, konfigurierbares Framework. Statt fest verdrahteter Felder steuern Prozesse, Attribute, Leistungsschemata und Rollen das Verhalten. Dieser Abschnitt erklärt die tragenden Begriffe. Ihre tatsächlichen Namen können abweichen, da alle Entitätsbezeichnungen frei konfigurierbar sind (Standard in Klammern).

Die Kernhierarchie 

Leistungsschema  (Vorlage)
   └─ Leistungsumfang  (kundenspezifisches Angebot)
        └─ Mandat  (Gruppierung von Fällen, optional)
             └─ Fall  (die einzelne, abrechenbare Arbeitseinheit)
                  └─ Aktivität  (konkrete Leistung / Zeiteintrag)

Begriff

Bedeutung

Leistungsschema (Scope Schema)

Wiederverwendbare Produktvorlage: welche Artikel (Leistungen), Attribute und welcher Prozess gelten. Aus einem Schema entstehen viele Leistungsumfänge.

Leistungsumfang (Scope)

Kundenspezifische Ausprägung eines Schemas mit eigenen Preisen, Mengen und Attributen.

Mandat (Engagement)

Gruppierung zusammengehöriger Fälle unter einem Vertrag oder Auftrag. Optional – Fälle können auch ohne Mandat existieren.

Fall (Case)

Die eigentlich verwaltete und abgerechnete Einheit. Folgt einem Prozess von Beginn bis Abschluss.

Aktivität (Activity)

Eine konkrete, zeitgebundene Leistung innerhalb eines Falls (Sitzung, Berichtserstellung usw.). Zugleich der Zeiteintrag.

Beteiligte und Beziehungen

  • Beteiligter (Party) – Ein generischer Verweis auf einen BC-Stammsatz: Debitor, Kontakt, Mitarbeiter, Kreditor oder Ressource. Der Beteiligte ist die stabile Referenz.

  • Beziehung (Relationship) – Verknüpft einen Beteiligten in einer bestimmten Rolle mit einem Mandat oder Fall. Über die Beziehung werden auch Abrechenbarkeit, Rech.-an-Debitor (Bill-to) und Abrechnungsprozentsatz gesteuert.

  • Rolle (Role) – Eine benannte Funktion (z. B. Fallverantwortlicher, Auftraggeber, Rechnungsempfänger). Rollen können Fall-Sichtbarkeit gewähren und Genehmigungsverhalten festlegen.

Es gibt keine feste Debitorennummer am Fall. Der primäre Debitor wird automatisch aus der ersten abrechenbaren Beziehung abgeleitet.

Prozesse

Ein Prozess ist eine Folge von Prozessschritten, die einen Fall von Beginn bis Abschluss führen. Schritte können Meilensteinbeträge tragen (für Meilenstein-Abrechnung) und als Gate wirken (z. B. „alle Aktivitäten genehmigt“, bevor weitergeschaltet werden darf). Prozesse gelten für Leistungsschemata, Leistungsumfänge und Fälle.

Attribute

Das Attribut-System ist ein EAV-Modell (Entity–Attribute–Value): frei definierbare Felder, die an Fälle, Mandate, Leistungsumfänge, Leistungsschemata und Aktivitäten gebunden werden. Werte werden über eine Auflösungskette bestimmt (direkt → Schema → global → Fallback), lassen sich pro Prozessschritt und Rolle berechtigen und als Pflichtfeld erzwingen.

Abrechnung

Die Abrechnungs-Engine erzeugt aus genehmigten Aktivitäten Verkaufs- und (für externe Leistungen) Einkaufsrechnungen. Ein Abrechnungsprofil bestimmt die Abrechnungsart:

Abrechnungsart

Bedeutung

Zeit & Material

Nach tatsächlichem Aufwand.

Festpreis

Fester Vertragsbetrag.

Meilenstein

Abrechnung je erreichtem Prozessschritt-Meilenstein.

Retainer

Wiederkehrender Pauschalbetrag je Periode.

Beim Buchen entstehen Fallposten (Case Ledger Entries) als finanzieller Prüfpfad je Fall – mit optionalen internen Kostenposten zur Margenbetrachtung.

Sichtbarkeit und Sicherheit

Zwei Ebenen greifen ineinander:

  • BC-Berechtigungssätze (Admin/Manager/Consultant/Finance) regeln den grundsätzlichen Tabellen- und Seitenzugriff.

  • Rollenfähigkeiten und Fall-Sichtbarkeit steuern app-intern, wer welche Fälle sieht und was er darin tun darf. Die Sichtbarkeit wird pro Benutzer materialisiert (Stufen: Alle, Team, Eigene).

Bezeichnungen und Sprache

Über Benennungseinträge (Naming Entries) benennen Sie jede Entität pro Sprache um. Eine mitgelieferte Übersetzungs-App liefert diese Namen zur Laufzeit aus. Fehlt ein Eintrag, gilt der englische Standardname.

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