3 · Geschäftsfunktionen

Dieser Bereich beschreibt, wie die Adressprüfung im Tagesgeschäft funktioniert – von der Stammdatenpflege bis zur automatischen Bereinigung im Hintergrund.

Die Prüfstufen im Überblick

Die App prüft an mehreren Stellen. Je früher im Prozess, desto besser lässt sich die Adresse noch korrigieren:

Stammdaten  ──►  Belegerfassung  ──►  Freigabe/Druck/Mahnung  ──►  Buchung  ──►  Gebuchter Versand
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Adresse manuell prüfen

Auf jeder unterstützten Karte finden Sie im Menüband die Aktion Adresse prüfen.

Öffnen Sie z. B. eine Debitorkarte.
Klicken Sie auf Adresse prüfen.
Das Ergebnis erscheint in der Infobox rechts – mit Ampelfarbe und Status.

Die Infobox (Adressvalidierung) zeigt:

den Status (z. B. Korrekt, Vorschlag (Korrektur), Nicht gefunden) als Ampel,
den Zeitpunkt der letzten Prüfung,
den Bearbeitungsstatus – Offen, Erledigt oder Zurückgestellt –, damit Sie sehen, ob eine Person die Adresse bereits bestätigt hat,
den von der Post vorgeschlagenen Wert (falls vorhanden).

Ampel: Grün = korrekt · Gelb = Vorschlag vorhanden · Rot = Problem (nicht gefunden, nicht eindeutig, teilweise bestätigt, Fehler) · Grau = nicht geprüft / ausländisch.

Direkt auf der Karte bestätigen. Bei einer geflaggten Adresse bietet die Infobox drei Aktionen, damit Sie nicht erst ins Protokoll springen müssen:

Adresse korrekt / Erledigt – bestätigt die Adresse unverändert und markiert sie als Erledigt.
Zurückstellen – legt sie beiseite; sie kommt nach der Wiedervorlage-Frist automatisch zurück.
Im Arbeitsvorrat öffnen – öffnet genau diese Adresse im Arbeitsvorrat (unabhängig vom Status) für den vollen Funktionsumfang: Swiss-Post-Korrektur übernehmen, gültige Hausnummern auflisten, Bemerkung hinzufügen.

Das lässt die Gates verstummen. Das Bestätigen (Erledigt) oder Zurückstellen einer Adresse – hier auf der Karte oder im Arbeitsvorrat – bewirkt, dass die Buchungs-/Druck-/Versand-Gates ihr vertrauen und nicht mehr warnen (siehe Gates im Verkaufsprozess). Dieselbe Aktion Im Arbeitsvorrat öffnen finden Sie auch auf jeder Zeile des Prüfprotokolls.

Automatische Prüfung auf Karten

Ist Karten automatisch prüfen aktiv, wird beim Ändern eines Adressfeldes (Adresse, Adresse 2, PLZ, Ort oder Länder-/Regionscode) automatisch geprüft. Das Ergebnis erscheint als klickbarer, nicht blockierender Hinweis oben auf der Seite.

Adresse 2 zählt mit: Auch das Ändern von Adresse 2 löst die Prüfung aus – dort kann die eigentliche Strasse stehen (z. B. wenn Adresse 1 ein Postfach enthält).

Der Hinweis bietet:

Korrektur übernehmen – übernimmt den Vorschlag der Post direkt in die Adresse.
Details anzeigen – öffnet das Prüfprotokoll.

Nicht störend: Pro Datensatz wird immer nur ein aktueller Hinweis angezeigt, und die Prüfung blockiert nie. Ein Hash-Vergleich der Adresse verhindert überflüssige wiederholte Aufrufe – identische Adressen werden nicht erneut an die Post gesendet.

Belegprüfung

Ist Adressen auf Belegen prüfen aktiv, wird beim Ändern der Rechnungs- (Bill-to) oder Lieferadresse (Ship-to) auf einem Verkaufsbeleg (Angebot, Auftrag …) geprüft. Es erscheint ein nicht blockierender Hinweis mit dem Rollen-Präfix (Rechnungs- bzw. Lieferadresse).

Warum zusätzlich zur Kartenprüfung? Auf Belegen kommen Einmaladressen vor, die auf keiner Stammkarte stehen – diese werden nur hier erfasst.

Gates im Verkaufsprozess

Ein Gate prüft die Adresse vor einer bestimmten Aktion. Im Modus Vorschlag warnt es und lässt Sie fortfahren; im Modus Blockieren hält es die Aktion an.

Gate	Wann	Geprüfte Adresse	Empfohlener Modus
Freigabe-Gate	beim Freigeben eines Verkaufsbelegs	Bill-to / Ship-to	Vorschlag
Belegdruck-Gate	vor dem Druck eines unbuchbaren Belegs (E-Mail übersprungen)	Bill-to / Ship-to	Vorschlag
Mahn-Gate	beim Ausstellen und vor Druck/Versand einer Mahnung	Mahnadresse	Vorschlag
Buchungs-Gate	vor dem Buchen (Liefern beim Ship-to, Fakturieren beim Bill-to)	Bill-to / Ship-to	Blockieren
Druck-Gate	vor dem physischen Druck einer gebuchten Rechnung/Gutschrift	Bill-to	Vorschlag
Versand-Gate	vor dem Versand (nicht E-Mail) einer gebuchten Rechnung/Gutschrift	Bill-to	Vorschlag

Das Buchungs-Gate ist der wichtigste Kontrollpunkt. Hier lässt sich die Adresse noch auf dem Beleg korrigieren. Nach dem Buchen (Druck-/Versand-Gate) ist das nicht mehr möglich – deshalb dort nur Vorschlag.

Mahnungen werden zeitversetzt versendet – die Adresse kann sich seit dem Erstellen geändert haben. Deshalb prüft das Mahn-Gate sowohl beim Ausstellen als auch vor dem Druck/Versand der ausgestellten Mahnung.

Effizienz beim Stapeldruck: Die Versand-Gates verwenden ein bereits vorhandenes Prüfergebnis derselben Adresse wieder. Ein Stapeldruck ruft die Post also nicht einmal pro Beleg erneut auf.

Geprüfte Adressen werden vertraut. Sobald eine Person eine Adresse im Arbeitsvorrat bearbeitet hat – auf Erledigt oder Zurückgestellt gesetzt –, warnt oder blockiert kein Gate mehr bei genau dieser Adresse beim Buchen, Freigeben, Drucken oder Versenden. Das gilt, solange die Adresse unverändert bleibt; eine echte Adressänderung, eine erneute Prüfung mit verschlechtertem Ergebnis oder die eingestellte Wiedervorlage-Frist bringen sie zurück in den Arbeitsvorrat, danach wird sie erneut geprüft. Das geschieht automatisch und muss nicht konfiguriert werden.

Korrekturvorschläge übernehmen

Liefert die Post eine standardisierte, korrigierte oder vervollständigte Adresse (Status Vorschlag …), können Sie diese per Klick übernehmen – über die Aktion Korrektur übernehmen in der Infobox oder im Hinweis. Die App schreibt den Vorschlag in die Adressfelder des Datensatzes zurück.

Adresse 1 und Adresse 2 bleiben getrennt: Die Post liefert immer nur die reine Strasse zurück. Die App schreibt die korrigierte Strasse in die Zeile, aus der sie stammt, und lässt einen Zusatz in der anderen Zeile (z. B. Postfach oder c/o) unverändert. Steht die Strasse in Adresse 2, wird auch dort korrigiert – Adresse 1 bleibt erhalten.

Die Vergleichs-Infobox stellt die eingegebene und die vorgeschlagene Adresse gegenüber – Adresse 1 und Adresse 2 getrennt –, sodass Sie vor dem Übernehmen sehen, was in welcher Zeile bleibt und was sich ändert.

Hintergrund-Warteschlange

Die Prüfstufen oben greifen am Ort der Nutzung. Zusätzlich pflegt die App den gesamten Adressbestand im Hintergrund:

Eine Aufgabenwarteschlange durchläuft die aktivierten Stammtabellen (Debitor, Lieferadresse, Kontakt, Kreditor, Bestelladresse) stapelweise.
Ausländische und unveränderte Adressen werden günstig übersprungen.
Beim Minutenlimit der Post (Fehler 106) bricht der Lauf ab und fährt beim nächsten planmässigen Lauf fort.
Fortschritt und Statistik des letzten Laufs werden festgehalten.

Konfiguriert wird die Warteschlange in der Einrichtung und Konfiguration.

Arbeitsvorrat (Worklist)

Der Arbeitsvorrat ist die Aufgabenliste für die Adressbereinigung. Er zeigt die offenen, handlungsrelevanten Ergebnisse – Adressen mit Korrekturvorschlag, teilweiser Bestätigung, nicht gefunden oder nicht eindeutig.

Jeder Eintrag hat einen Bearbeitungsstatus, den die zuständige Person setzt:

Status	Bedeutung
Offen	Noch zu bearbeiten.
Erledigt	Bearbeitet / geklärt.
Zurückgestellt	Bewusst später ansehen.

Erledigte und zurückgestellte Adressen kommen automatisch zurück auf die Liste, wenn sich das Ergebnis verschlechtert oder nach der eingestellten Wiedervorlage-Frist (siehe Einrichtung). Ein Archiv hält die abgeschlossenen Fälle vor.

Das Setzen auf Erledigt oder Zurückgestellt lässt auch die Gates verstummen – für genau diese Adresse wird beim Buchen, Freigeben, Drucken oder Versenden nicht mehr gewarnt oder blockiert, bis sich die Adresse ändert oder zur Liste wiedervorgelegt wird. Das ist der vorgesehene Weg, um eine wiederkehrende Gate-Meldung zu einer bereits geprüften Adresse zu beenden (siehe Gates im Verkaufsprozess).

Beim Öffnen des Arbeitsvorrats – und beim Zurückkehren zur Liste – gleicht die App jeden Eintrag mit der aktuellen Adresse des Quelldatensatzes ab. Wurde die Adresse zwischenzeitlich geändert (z. B. über die Debitor-/Kontakt-/Kreditor-Kopplung oder einen Import), wird der Eintrag automatisch neu geprüft, sodass der angezeigte Status immer zur aktuellen Adresse passt. Nur tatsächlich veraltete Einträge lösen dabei einen erneuten Aufruf der Post aus. Mit der Aktion Aus Quelle aktualisieren lässt sich diese Prüfung jederzeit manuell anstossen.

Filter ohne Umwege: Verkäufer und Verantwortlichkeitscenter werden auf das Protokoll übernommen, sodass sich der Arbeitsvorrat direkt danach filtern lässt.

Diagnose bei schwierigen Adressen

Für Adressen, die nur teilweise bestätigt, nicht gefunden oder nicht eindeutig sind (PSTAT 6/7/8), gibt es eine Diagnose-Detailansicht. Sie grenzt das fehlerhafte Element ein (Strasse, PLZ/Ort oder Hausnummer) und kann auf Wunsch die gültigen Hausnummern einer Strasse auflisten. Ein Adressklassifizierer ordnet Zeilen automatisch als Strasse, Postfach oder «c/o» ein – gesteuert über ein pflegbares Stichwortverzeichnis.

Rollencenter «Address Data Steward»

Für die Person, die den Adressbestand betreut, gibt es ein eigenes Rollencenter mit:

einer Überschrift (Headline) mit den wichtigsten Kennzahlen,
Aktivitäts-Cues (Kacheln) für offene, zurückgestellte und verschlechterte Adressen,
einem direkten Absprung in den Arbeitsvorrat.

Weisen Sie dieser Person das Profil Address Data Steward zu.